Jak przeprowadzić skuteczną konferencję

W środowisku naukowym i biznesowym konferencja jest jednym z najskuteczniejszych sposobów komunikacji. Takie wydarzenie pozwala podsumować zgromadzone doświadczenia na interesujące tematy, zapoznać się z nowościami w branży, nawiązać ciekawe relacje. Z reguły konferencja ma charakter na dużą skalę, dlatego wymaga starannego przygotowania.

Będziesz potrzebować

• - lokale;

• - mikrofon;

• - projektor wideo;

• - artykuły papiernicze;

• - woda i przekąski.

Instrukcja obsługi

1

Stwórz plan konferencji. Powinien on zawierać cele i zadania, harmonogram raportów, liczbę uczestników, niezbędne zasoby materialne i techniczne, szacunkową wartość dla wydarzenia.

2)

Zdecyduj o miejscu i czasie konferencji. Wybierz przestronny pokój, który może pomieścić dużą liczbę gości. Dowiedz się wcześniej, czy możliwe jest podłączenie niezbędnego sprzętu w tym pomieszczeniu. Jeśli chodzi o czas, pamiętaj o uwzględnieniu zainteresowań i zatrudnienia uczestników. Na przykład konferencja studencka, zaplanowana na piątek wieczorem, może powodować bardzo negatywne nastawienie, ponieważ młodzi ludzie są przyzwyczajeni do odpoczynku lub powrotu do domu w tym czasie.

3)

Dowiedz się szczegółowo temat konferencji. Jest to konieczne w celu ustalenia znaczenia i naukowego znaczenia raportów. Aby konferencja była dynamiczna i nie nudna, rozważ ostre, mało przestudiowane i kontrowersyjne kwestie. Poproś prelegentów o wyrażenie opinii na wybrane tematy.

4

Zrób harmonogram prezentacji mówców. Przeznacz 30–40% czasu na same raporty, a resztę poświęć na dyskusję. To ożywiona i interesująca debata, która sprawia, że konferencja jest skuteczna. Opracuj przepis w taki sposób, aby jeden problem logicznie popłynął do następnego i stał się przedmiotem dyskusji.

5

Zadbaj o bazę materiałową i techniczną. Może być potrzebna tablica interaktywna, projektor z ekranem, komputer, mikrofon, flipchart z odrywanymi arkuszami, artykuły papiernicze. Przygotowując się do konferencji, sprawdź wcześniej dźwięk, działanie sprzętu wideo. Ułóż foldery z planem wydarzenia i głównymi streszczeniami raportów na stołach dla uczestników.

6

Powiadom uczestników i gości konferencji o nadchodzącym wydarzeniu. Prelegenci muszą przejść obowiązkową procedurę rejestracji wstępnej. Jeśli konferencja jest wystarczająco duża, nie zapomnij zaprosić przedstawicieli prasy i fotografów.

Przydatna rada

Jeśli konferencja trwa wystarczająco długo, pomyśl o napojach i jedzeniu. Dla każdego uczestnika możesz postawić butelki z wodą. Podczas przerwy goście mogą delektować się gorącymi napojami i przekąskami w formie bufetu.